Økonomistyring

Askøy Fotball (heretter AF) sitt overordnede mål innenfor Økonomi I henhold til AF sin strategi er følgende nedfelt:

• Askøy Fotball skal til enhver tid ha en egenkapital som er tilfredsstillende i forhold til klubbens aktivitetsnivå.
• Klubbens aktiviteter og sportslige ambisjoner skal utvikles i takt med klubbens økonomiske stilling og være basert på langsiktighet og et trygt økonomisk fundament.
• Klubbens økonomiske drift skal være basert på nøkternhet og liten grad av usikkerhet i årlige budsjetter.
  
  

For å oppnå de mål og retningslinjer som er nedfelt i strategien er det viktig at klubben har en god økonomistyring og rutiner som bygger opp under dette.

AF har ekstern regnskapsfører som fører regnskapet og årsmøte-valgt statsautorisert revisor som reviderer regnskapet. Dette betyr regnskapet også får ekstern kvalitetssikring som sørger for at regnskap og handlinger rundt dette blir ivaretatt på en god måte. I sum tilsier dette at styring og kvalitetssikring av regnskaps og økonomiarbeidet blir ivaretatt. Det er et prinsipp av regnskap og budsjett skal følge NIFs føringer.

Den økonomiske styring blir konkret ivaretatt gjennom ulike tiltak som beskrevet under:

Håndtering av lagskontorer.

Private kontoer skal ikke brukes som lagskontoer.

Alle lag/treningsgrupper skal ha dedikert lagskonto. Dette blir tildelt fra administrasjonen ved oppstart. Kontoen disponeres av 2 personer hvorav èn har innsynsrettigheter.

Budsjettprosess og oppbygging

Budsjettet til AF blir vedtatt på årsmøte hvert år etter forslag fra AF sitt styre.

Følgende prinsipper og føringer skal legges til grunn

• Det skal budsjetteres på note og kontonivå. Kontoplan og eventuelle endringer i denne vedtas i styret og er grunnlaget for fremlegg av budsjett til årsmøte.
• Budsjettet skal være nøkternt og være basert på inntektsposter som er sikre og ta med alle kjente kostnader. Det bør også tas høyde for uforutsette hendelser (reduserte inntekter/økte kostnader). Vurdering av dette må også ses opp mot Askøy Fotball til enhver tid bokførte egenkapital og likviditetssituasjon.
  
  

Ved utarbeidelse av budsjett legges regnskap siste år og erfaringstall til grunn. I tillegg må hver enkelt konto/note gjennomgås for å se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter / kostnader.

Håndtering av bilag/omsetning/innkreving med mer

• Inngående faktura

Inngående faktura gjennomgås av regnskapsfører og eventuelt daglig leder i samarbeid med personer som har bestilt varer/tjenester med mer. Bilag anvises / konteres før utbetaling. Regnskapsfører har integrert regnskapssystem som overfører fil til banken til betaling etter å ha blitt godkjent i regnskapssystemet av to personer.

• Øvrige bilag

Dette gjelder i all hovedsak refusjoner av ulike kostnader som frivillige har lagt ut på vegne av klubben. Bilag gjennomgås og anvises av kasserer før utbetaling.

• Utgående faktura

All fakturering av sponsorer, dugnader o.l., enten dette er avtalt sentralt eller med det enkelte lag, skal skje sentralt fra administrasjonen sin side. Oppfølging, kontering skjer fra administrasjonen. Eventuell tilbakebetaling til de enkelte lag ved kjøp av klubbkolleksjon, reiser med mer, skjer ved innlevering av bilag.

• Innkreving av egenandeler til sommerturneringer med mer.

Egenandeler på cuper og turneringer skal skje fra lagleder/spiller/foresatt til klubbens konto. Klubben betaler cuparrangør, reisebyrå o.l., jfr punktet under inngående faktura.

• Innkreving av kontingent.

Administrasjonen håndterer all utsendelse/innkreving av kontingent. Utsendelse skjer hvert år (januar). Kontingent fastsettes av årsmøte i AF. Oppfølging ved manglende innbetaling skjer i tett samarbeid mellom administrasjonen og inkluderingskoordinator. Viktig å få avdekket om manglende betaling skyldes vilje eller evne. Ved manglende evne skal det søkes løsninger i hvert enkelt tilfelle. Barn / ungdom skal ikke tvinges til å slutte på grunn av manglende betalingsevne hos foreldre/foresatte.

• Kontanthåndtering.

Kontanter skal unngås så langt det lar seg gjøre. Digitale betalinger skal foretrekkes. Kontantomsetning skal snarest mulig innsettes på bankkonto. Daglig leder har ansvar for kontanthåndtering ved større arrangement hvor det forventes kontantbetaling av et visst omfang. Dette gjelder spesielt turneringer hvor klubben er arrangør.

Regnskapsføring

Ved månedsslutt skal alle bilag gjennomgås for kvalitetssikring, kontering, avstemming av bank med mer. Regnskapsfører utarbeider regnskap, og sørger for skatterapportering.

Oppfølging av regnskap, rapportering til styret.

Administrasjonen gjennomgår regnskap herunder leverandører / kunder for med hensyn til kvalitetssikring av føringer, gjennomgang av åpne poster med mer og har ansvar for at eventuelle nødvendige tiltak blir iverksatt.

Gjennomgang av regnskap er fast post på styremøter. Styret får tilsendt regnskap, likviditetsanalyse, samt avviksrapport i forkant av møte. Regnskapet viser bokførte poster pr. siste rapportering, mens avviksrapporten viser alle kjente (og vesentlige) avvik i forhold til budsjett på tidspunkt for utarbeidelse. Perioderegnskap sier ikke nødvendigvis så mye om årsregnskapet, da poster både på inntekts og kostnadssiden ikke kommer med jevn fordeling i året. Avviksrapportering i forhold til budsjettert resultat er derfor en bedre prognose enn eksempelvis halvårsresultat.

Revisjon

AF benytter årsmøte-valgt statsautorisert revisor. Det foretas hovedrevisjon (ved årsslutt). Revisjon foretas i tett dialog mellom revisor og regnskapsfører.

Kontrollutvalg
Klubbens kontrollutvalg har full tilgang til regnskapsfører og daglig leder som på forespørsel oversender dokumenter i henhold til forespørselen, slik at de kan utføre sin(e) oppgaver som kontrollorgan for å sikre at klubben drives etter budsjett vedtatt på årsmøte.

Grunnlag budsjett

Ved utarbeidelse av budsjett legges regnskap siste år og erfaringstall til grunn. I tillegg må hver enkelt konto/note gjennomgås for å se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter / kostnader.

Organisasjonsnummer: 981 535 928

Askøy Fotball

Søre Myrane 8

5300 Kleppestø

Postadresse/fakturaadresse: EHF

Postboks 138

5322 Kleppestø

Faktura@askoyfotball.no