Økonomistyring
Økonomistyringen i Askøy Fotball skal sikre nøktern drift, god kontroll og et trygt økonomisk fundament for klubbens aktivitet.
Overordnet mål for økonomi
Askøy Fotball, heretter AF, sitt overordnede mål innenfor økonomi er nedfelt i AF sin strategi.
For å oppnå de mål og retningslinjer som er nedfelt i strategien, er det viktig at klubben har god økonomistyring og rutiner som bygger opp under dette.
Egenkapital
Askøy Fotball skal til enhver tid ha en egenkapital som er tilfredsstillende i forhold til klubbens aktivitetsnivå.
Langsiktighet
Klubbens aktiviteter og sportslige ambisjoner skal utvikles i takt med klubbens økonomiske stilling og være basert på langsiktighet og et trygt økonomisk fundament.
Nøkternhet
Klubbens økonomiske drift skal være basert på nøkternhet og liten grad av usikkerhet i årlige budsjetter.
Ekstern kvalitetssikring
AF har ekstern regnskapsfører som fører regnskapet og årsmøtevalgt statsautorisert revisor som reviderer regnskapet.
Dette betyr at regnskapet også får ekstern kvalitetssikring som sørger for at regnskap og handlinger rundt dette blir ivaretatt på en god måte.
I sum tilsier dette at styring og kvalitetssikring av regnskaps- og økonomiarbeidet blir ivaretatt.
Det er et prinsipp at regnskap og budsjett skal følge NIFs føringer.
Trygg økonomisk drift
Den økonomiske styringen blir konkret ivaretatt gjennom rutiner for budsjett, regnskap, bilag, fakturering, rapportering, revisjon og kontrollutvalg.
Håndtering av lagskontoer
Private kontoer skal ikke brukes som lagskontoer.
Alle lag og treningsgrupper skal ha dedikert lagskonto. Dette blir tildelt fra administrasjonen ved oppstart.
Kontoen disponeres av 2 personer, hvorav én har innsynsrettigheter.
Hovedregel
Alle økonomiske forhold knyttet til lag skal håndteres gjennom klubbens systemer og godkjente kontoer.
Budsjettprosess og oppbygging
Budsjettet til AF blir vedtatt på årsmøtet hvert år etter forslag fra AF sitt styre.
Følgende prinsipper og føringer skal legges til grunn
- Det skal budsjetteres på note- og kontonivå.
- Kontoplan og eventuelle endringer i denne vedtas i styret og er grunnlaget for fremlegg av budsjett til årsmøtet.
- Budsjettet skal være nøkternt og være basert på inntektsposter som er sikre.
- Budsjettet skal ta med alle kjente kostnader.
- Det bør tas høyde for uforutsette hendelser, som reduserte inntekter eller økte kostnader.
- Vurdering av usikkerhet må sees opp mot Askøy Fotball sin til enhver tid bokførte egenkapital og likviditetssituasjon.
Ved utarbeidelse av budsjett legges regnskap siste år og erfaringstall til grunn. I tillegg må hver enkelt konto og note gjennomgås for å se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter eller kostnader.
Håndtering av bilag, omsetning og innkreving
Klubben skal ha tydelige rutiner for inngående faktura, øvrige bilag, utgående faktura, egenandeler, kontingent og kontanthåndtering.
Inngående faktura
Inngående faktura gjennomgås av regnskapsfører og eventuelt daglig leder i samarbeid med personer som har bestilt varer, tjenester med mer. Bilag anvises og konteres før utbetaling. Regnskapsfører har integrert regnskapssystem som overfører fil til banken til betaling etter godkjenning i regnskapssystemet av to personer.
Øvrige bilag
Dette gjelder i all hovedsak refusjoner av ulike kostnader som frivillige har lagt ut på vegne av klubben. Bilag gjennomgås og anvises av kasserer før utbetaling.
Utgående faktura
All fakturering av sponsorer, dugnader og lignende, enten dette er avtalt sentralt eller med det enkelte lag, skal skje sentralt fra administrasjonen sin side. Oppfølging og kontering skjer fra administrasjonen. Eventuell tilbakebetaling til de enkelte lag ved kjøp av klubbkolleksjon, reiser med mer, skjer ved innlevering av bilag.
Egenandeler
Innkreving av egenandeler til sommerturneringer med mer skal skje fra lagleder, spiller eller foresatt til klubbens konto. Klubben betaler cuparrangør, reisebyrå og lignende, jf. punktet om inngående faktura.
Kontingent
Administrasjonen håndterer all utsendelse og innkreving av kontingent. Utsendelse skjer hvert år i januar. Kontingent fastsettes av årsmøtet i AF.
Kontanthåndtering
Kontanter skal unngås så langt det lar seg gjøre. Digitale betalinger skal foretrekkes. Kontantomsetning skal snarest mulig innsettes på bankkonto. Daglig leder har ansvar for kontanthåndtering ved større arrangement hvor det forventes kontantbetaling av et visst omfang, spesielt turneringer hvor klubben er arrangør.
Oppfølging ved manglende kontingentbetaling
Oppfølging ved manglende innbetaling skjer i tett samarbeid mellom administrasjonen og inkluderingskoordinator.
Det er viktig å få avdekket om manglende betaling skyldes vilje eller evne.
Ved manglende evne skal det søkes løsninger i hvert enkelt tilfelle. Barn og ungdom skal ikke tvinges til å slutte på grunn av manglende betalingsevne hos foreldre eller foresatte.
Regnskapsføring
Ved månedsslutt skal alle bilag gjennomgås for kvalitetssikring, kontering, avstemming av bank med mer.
Regnskapsfører utarbeider regnskap og sørger for skatterapportering.
Oppfølging av regnskap og rapportering til styret
Administrasjonen gjennomgår regnskap, herunder leverandører og kunder, med hensyn til kvalitetssikring av føringer, gjennomgang av åpne poster med mer.
Administrasjonen har ansvar for at eventuelle nødvendige tiltak blir iverksatt.
Gjennomgang av regnskap er fast post på styremøter.
Styret får tilsendt regnskap, likviditetsanalyse samt avviksrapport i forkant av møte.
Regnskapet viser bokførte poster per siste rapportering, mens avviksrapporten viser alle kjente og vesentlige avvik i forhold til budsjett på tidspunkt for utarbeidelse.
Perioderegnskap sier ikke nødvendigvis så mye om årsregnskapet, da poster både på inntekts- og kostnadssiden ikke kommer med jevn fordeling i året.
Avviksrapportering i forhold til budsjettert resultat er derfor en bedre prognose enn eksempelvis halvårsresultat.
Revisjon
AF benytter årsmøtevalgt statsautorisert revisor.
Det foretas hovedrevisjon ved årsslutt.
Revisjon foretas i tett dialog mellom revisor og regnskapsfører.
Kontrollutvalg
Klubbens kontrollutvalg har full tilgang til regnskapsfører og daglig leder.
På forespørsel oversendes dokumenter i henhold til forespørselen, slik at kontrollutvalget kan utføre sine oppgaver som kontrollorgan for å sikre at klubben drives etter budsjett vedtatt på årsmøtet.
Grunnlag for budsjett
Ved utarbeidelse av budsjett legges regnskap siste år og erfaringstall til grunn.
I tillegg må hver enkelt konto og note gjennomgås for å se om det er forhold som tilsier endringer i inntekter eller kostnader.
Klubb- og fakturainformasjon
Askøy Fotball
Organisasjonsnummer: 981 535 928
Askøy Fotball
Søre Myrane 8
5300 Kleppestø
Postadresse og fakturaadresse
Postadresse/fakturaadresse: EHF
Postboks 138
5322 Kleppestø
Ryddig økonomi gir trygg klubbdrift
God økonomistyring handler om mer enn tall. Det handler om tillit, forutsigbarhet og at klubben kan utvikle aktivitetene sine på en trygg og bærekraftig måte.